未経験で事務職に採用されたものの、入社日が近づくにつれ「本当に大丈夫？」と不安になってしまいますよね。この記事では、初心者の方でも初日からスムーズに作業できるようになるためのパソコン基本スキルを解説します。全てマスターする必要はありませんので、頭の片隅に入れておきましょう。
パソコンの電源の入れ方と切り方
まずは、パソコンを使用する上での基本中の基本、電源の入れ方と切り方をマスターしましょう。電源ボタンの位置は、メーカーや機種によって異なりますが、使い方はほとんど同じです。
ぱぴ子パソコン慣れしている筆者も、新しい環境での電源入れは戸惑うことがあります。
電源の入れ方
ディスプレイやPC本体、キーボードに電源マークがある場合、それを探して押します。もし電源マークが見つからない場合は、PC本体の横や前面にあるボタンを確認してください。
電源の切り方
電源を切るときは、パソコンの電源ボタンを直接押すのではなく、画面左下のスタートボタン→電源アイコン→シャットダウンを選択します。
この手順で電源を切ることで、パソコンに負担をかけずに安全にシャットダウンできます。
ぱぴ子パソコンにも”電源を切る準備”が要ります。
必ず「シャットダウン」をしましょう。
電源の入れ方と切り方の詳しい解説はこちら！
マウスの基本操作
次に、パソコン操作の多くを占める「マウス」の基本操作を確認しましょう。
クリック
マウスの左ボタンを一度押すことを「クリック」といいます。主にアイコンやリンクを選択するときに使います。
ダブルクリック
「ダブルクリック」は、素早く2回連続で左ボタンを押す操作です。ファイルやフォルダを開くときによく使います。
右クリック
マウスの右ボタンを押すと、「右クリックメニュー」が表示されます。コピーや貼り付け、削除など、さまざまなオプションを選択できます。
ドラッグ＆ドロップ
「ドラッグ＆ドロップ」とは、アイテムをクリックしたまま動かし、離す操作のことです。ファイルの移動やウィンドウの位置調整などに使います。
- 移動させたいアイコンやファイルをクリックしたまま、マウスを動かします。
- 目的の場所に移動させたら、マウスボタンを離します。
これで、ファイルを別のフォルダに移動させたり、デスクトップ上のアイコンの配置を変えることができます。ドラッグ＆ドロップは、コピー＆ペーストの代わりに使うこともできます。
マウスの基本操作ついて詳しくはこちらから！
キーボードの使い方
次に、キーボードの基本的な使い方も覚えておきましょう。文字入力やショートカットキーを使いこなせると、効率がぐっと上がります。
基本の文字入力
- ひらがな・漢字入力
日本語を入力するときは、最初はひらがなで入力し、スペースキーで漢字に変換します。 - 英語入力
Altキー + 半角/全角キーを押すと、英語入力に切り替わります。
ショートカットキー
ショートカットキーを覚えておくと、作業の効率が格段に上がります。以下は、基本的なショートカットです。
- Ctrl + C：コピー
- Ctrl + V：貼り付け
- Ctrl + Z：操作の取り消し
- Ctrl + S：上書き保存
ファイルの保存と管理
事務職では、ファイルの管理が重要なスキルです。整理整頓ができていると、作業効率がアップします。
ファイルの保存方法
- 新しいファイルを保存
WordやExcelなどのソフトで新しいファイルを作成した場合、メニューの上部にある「ファイル」をクリックし、「保存」を選びます。その後、ファイル名と保存場所を指定して「保存」ボタンをクリックします。 - 上書き保存
既存のファイルに変更を加えた後、再度保存するには「Ctrl + S」キーのショートカットを使って上書き保存ができます。これで作業中のデータが確実に保存されます。
フォルダでファイルを管理
ファイルが増えてくると、フォルダを作成して整理することが必要です。
新しいフォルダの作成：デスクトップやドキュメントフォルダ内で右クリックし、「新規フォルダ」を選択します。フォルダに名前を付け、関連するファイルをその中にまとめて管理できます。例えば、仕事ごとにフォルダを作ると、すぐに必要な資料を見つけられます。
インターネットの使い方
インターネットを使って情報収集やメールのやり取りをすることは、事務職で必要不可欠なスキルです。ここでは、基本的なインターネットの使い方を確認しましょう。
Webブラウザの操作
Webブラウザは、インターネットを閲覧するためのアプリケーションです。最もよく使われるブラウザにはGoogle ChromeやMicrosoft Edgeがあります。
- 検索
ブラウザの検索バーに調べたい内容を入力してEnterを押すだけで、情報を簡単に検索できます。例えば「報告書の書き方」を検索して、参考になる記事を探せます。 - お気に入り（ブックマーク）
よく使うウェブサイトを登録しておくことで、すぐにアクセスできるようになります。ブラウザの右上にある星マークをクリックして登録しましょう。
メールの基本操作
仕事ではメールのやり取りが頻繁に行われます。GmailやOutlookなどのメールサービスを利用して、メールの送信・返信、添付ファイルの送信などの基本操作を覚えましょう。
- メールの送信
宛先（To）と件名、本文を書き、送信ボタンを押します。 - 添付ファイル
ファイルを送る場合は、メール作成画面のクリップアイコンをクリックし、送信したいファイルを選びます。
トラブルが起きたときの対処法
パソコンを使っていると、時々トラブルが発生することがあります。焦らずに対処できるように、いくつかの基本的な解決方法を覚えておきましょう。
パソコンがフリーズしたとき
パソコンが突然動かなくなった場合、Ctrl + Alt + Deleteキーを同時に押して、タスクマネージャーを開きます。不要なプログラムが動いているとフリーズの原因になることがあるため、そこで不要なタスクを終了させると、パソコンが再び正常に動くことが多いです。
画面が黒くなったとき
電源が入っているのに画面が表示されない場合、モニターの接続ケーブルが正しく接続されているか確認しましょう。また、ノートパソコンの場合は、バッテリーが切れていないか確認し、必要に応じて電源に接続してみてください。
まとめ
この記事で紹介した基本的なパソコンスキルを頭に入れておけば、未経験から事務職に就いた場合でも、落ち着いて仕事をこなせるようになります。最初は不安かもしれませんが、ひとつずつ確実に覚えていけば大丈夫です。実践を重ねることで、スムーズに仕事を進められるようになりますので、まずは基本操作から自信を持って取り組んでみてください！
